こんにちは。やるべき仕事が多い時、「優先順位をつけて高い順にやれ」とはよくいわれることですが、どれも1位に思えてどうしたらいいか途方に暮れるJBです。
それが鉄則だということは重々承知しています。
仕事とは常に入れ替わっていく優先順位をしっかりと見極めながらやっていくものです。
自分で判断できないなら先輩や上司に相談してみるのも一つの手でしょう。
私の職場では一人が受け持つ契約数が多く、上司はよくこれを「皿回し状態」と表現します。
仕事はキャッチボールに例えられることがあります。
相手にボール（タスク）を投げたら、返ってくるのを待つ。この繰り返しです。
仕事をする誰もがそうだと思いますが、複数の相手と同時にキャッチボールをするのが普通です。
別々の相手に投げた複数のボールは、時として同時に返ってきます。
返ってきたボールはキャッチしきれずそこらじゅうに散乱し、もはやキャッチボールというより球拾い状態です。
相手が暴投したり（こちらが依頼したものとはまるで違う書類を送ってきたりする）、相手も他の人とのキャッチボールに忙しくこちらの投げたボールはスルーされてしまったり。
なかなか順調なキャッチボールにはなりません。
というか、順調ではないケースのほうが圧倒的に多いです。
優先順位を考えてやっても片付かない、うまくいかない。
なぜこんなにも毎日順調にいかないんだろう。
原因を私なりに考えて、以下の3つに絞って挙げてみました。
①私の能力の問題
毎日こうだと、私のやり方が悪いのかな、私が無能なのかな、という思いが強まり自分を責めてしまいがちです。
私が属するチームは在籍15年、20年を超えるベテラン揃い。
やり方はチームの皆さんに教わりながらやっているので間違っていないはずです。
彼らに比べたら知識も経験も1年5か月分しかない私は、スピードはどうしても遅くなります。
あとは、私の能力の問題ですよね。
これまで1、2度しか経験がないことや、数ヶ月に一度の割合でやることは、なかなか記憶に定着せず、やる度にメモを見直しながらやっています。
間違ってしまうとやり直す羽目になり、やり直す方法を誰かに聞かないといけなくなるので、かえって時間をロスしてしまう。それが嫌なので時間はかかっても慎重にやっています。
一度で覚える記憶力があれば、メモに頼らずどんどんこなせるのだろうなと思いますが…。
やり方は間違っていなくてもこのように処理が遅いのでは、「皿回し状態」にもなるのももっともです。
②作業環境が良くない
職場はパソコン関係のトラブルが多発します。
仕事が遅いのをパソコンのせいにするのかと呆れる方もいるでしょうが、これは職場の全員が思っているといって差し支えないと思います。
- Word、Excel、Adobeなどのファイルを開くのに数十秒かかる、またはフリーズして開けないことが日常茶飯事
- インターネットに繋がらないことがよくある
- メールソフトが送受信しないしないことがよくある
- パソコンにログインできないことがよくある
- 起動とともにWindowsアップデートが始まり何時間も使えなくなることがたまにある
- 日常的に使用するさまざまながシステムがメンテナンス中だったり障害を起こしたりして使えないことがよくある
こういった問題が日々入れ代わり立ち代わり起きるので、仕事が中断しまくります。
この仕事ができないならあっちの仕事をやろう。あっちも無理？じゃあそっちは？
これがほとんど1日中続いている感じです。
先月も2週間近く自分のパソコンでログインできず、休んでいる人のパソコンや空いているパソコンを渡り歩き、その都度メールやプリンタの設定をしてもらって仕事をしていました。
こんな環境では作業効率も悪いわけです。
③実働時間が短い（気がする）
これには大きく分けて2種類あります。
1つ目。
連絡を取りたい相手となかなか取れないことが非常に多い気がします。
ちなみにこの場合の「連絡を取りたい相手」とは、外部の人ではなく職場内の人のことです。
内線をかけてみたら相手が有休をとって不在だとか、相手のデスクまで行ってみたら早退してしまっていたとか。
何度か転職していくつかの職場を経験していますが、ここまで職場内の人が不在だという経験はありませんでしたので、不思議でなりません。
その間は別の仕事をすればいいだけの話です。
ただ、関係者とコンタクトが取れないとその仕事がストップするのは事実です。
2つ目。
外国人の多い職場だからでしょうか。誕生日、ハロウィーン、サンクスギビング、クリスマス、etc. などのイベントが多く、それが勤務時間内に行われます。
それなりに楽しいのですが、仕事が詰まっていると内心「仕事をさせて！」と悲鳴をあげてしまいます。
このような状況なので、まともに働けている時間は所定労働時間より少ない印象です。
自分の行動と考え方を変えるしかない
①の問題は一旦置いておきます。時間が解決してくれる部分もある程度あると思いますので。
②と③の問題に対して私にできることは
ただひたすら、今できる仕事をする。
これに尽きます。
そして、以下のように考えることにしました。
焦っても落ち着いても、時間は同じに流れる。私の頭も体も一つしかないから、できることには限りがある。それなら、落ち着いてやろう。いろいろ考えても事態は変わらない。
新しい考え方でも斬新なアイデアでもありません。
なんだそんなことかという感じですが、今の私には結局これしか考えつきません。
スマホのメモに入れていて、焦りとイライラがピークに達しそうなときには見るようにしています。
すると少しですが気持ちが落ち着きます。
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